Kokoustamisen ihanuudesta

Työsopimukseni mukaisesti – eli melko teoreettisesti – laskien olen maaliskuun kolmen ensimmäisen viikon aikana tehnyt päivätöitä 112,5 tunnin edestä. Näistä 112,5 tunnista 53, tai n. 47%, olen viettänyt erilaisissa kokouksissa. Kokouksista suurin osa on ollut joko täysin tai vähintään osittain virtuaaliympäristössä pidettyjä. Hieman kärjistäen, kuukauden aikana saatan siis viettää lähes kolme vuorokautta nykyaikaisten verkkokokousratkaisujen, pikaviestiohjelmien ja videoneuvottelupalveluiden armoilla. Tämän lisäksi pitäisi vielä tehdä töitäkin.

Entäpä muualla? Harvard Business Review demonstroi, kuinka suuryrityksen viikoittaisen johtoryhmän kokouksen tukemiseen organisaatiolta kului vuodessa 300 000 ihmistyötuntia – eli yli 34 ihmistyövuotta. Bain & Company taas raportoi, kuinka yritysten kokouksiin käyttämä kokonaisaika on kasvanut säännöllisesti vuodesta 2008 lähtien. Sen lisäksi, että keskimäärin 15% yritysten ajankäytöstä kuluu erilaisten kokousten läpiviemisessä, saattaa tästä ajasta jopa viidennes olla täysin tuottamatonta organisaatiolle: 10 000 hengen firmalle tämä merkitsi vuositasolla 60 miljoonan dollarin turhia kuluja. Vastaavia esimerkkejä löytyy enemmän kuin jaksaa etsiä ja jos yhteisösi ei mahdollista esimerkin kaltaista innovatiivista lähestymistapaa kokousteluun, kannattaa ehkä pohtia hetki miten kaiken tuon kokousajan – joko kasvotusten tai ruudutusten – voisi käyttää tehokkaasti.

Minulla oli ilo taannoin osallistua Katriina Haikalan vetämälle virtuaalisen fasilitoinnin työpajalle. Napakka kolmituntinen keskittyi käytännön vinkkeihin ja työkaluihin, joiden avulla me tietoyhteiskunnan jäsenet voimme pyrkiä kesyttämään tuon mysteerisen olion, jota myös virtuaaliseksi kokoukseksi kutsutaan. Omien kokemuksieni mukaan etäkokous voi olla mitä vain silmät auki nukkumisen ja kaoottisen kilpahuudannan välillä. Kaikki vinkit tulivat siis enemmän kuin tarpeeseen.

Tulen tarinoimaan työpajakokemuksestani tarkemmin huhtikuun HEKO-jäsenlehdessä, mutta jaettakoon tässä illan oleellisin reflektion tulos: kokoustamisesta on tullut minulle niin arkipäiväistä, että kokousten koolle kutsuminen ja niihin osaa ottaminen ovat melkein refleksinomaisia reaktioita. Kokousten tarvetta harvoin kyseenalaistetaan, niihin valmistaudutaan kahvitauolla ja kokousten tehoa syöviin tapoihin ei edes puututa, koska “näin kokoukset vain meillä yleensä menevät.” Pysähdyin myös ensi kertaa urallani miettimään sitä tosiasiaa, että viimeisen viiden vuoden aikana olen käyttänyt kokouksiin järkyttävän suuren määrän tunteja, mutta kokousten fasilitoinnin opettelemiseen käytetyt tunnit voin laskea yhden käden sormin. Rohkenen väittää, että en ole ilmestykseni kanssa yksin.

Mikä siis neuvoksi? Terve organisatorinen skeptisyys kokoustamisen uskontoa kohtaan on aina tervetullutta: onko kokous todellakin tehokkain tapa ratkaista tämä kysymys? Toisaalta, kun kokoustetaan niin kokoustetaan sitten kunnolla: hyvin suunniteltu on puoliksi kokoustettu, loput tehokkaasta kokousajasta muodostuu opituista keinoista vetää osallistava, tehokas ja tuloksia tuottava kokous. Kokoustamaankin voi oppia.

Tulevien viikkojen aikana aion uhrata ennätysmäärän tunteja kokouskäytäntöjeni kriittiselle arvioimiselle – tällä kirjoituksella suosittelen samaa Sinulle, olivat kokoukset sitten sinulle arkipäivää tai (ihanan) harvaa herkkua. Totutut tavat eivät saa olla tekosyy tehokkaampien käytäntöjen omaksumiselle, harva meistä on nimittäin kokoustaja syntyessään.

Onnistuneita kokouksia toivottaen
Juha, Nuoret Ekonomit

PS.

Tässä myös ensi hätään hieman konkreettisia vinkkejä kokousarjen korjaamiseen:
http://www.ekonomilehti.fi/kokousten-tehostaminen-saastaa-tuhansia-euroja/